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Le Blog AJILA
Le blog Ajila,
qui contient des dossiers thématiques très pratiques, est le fruit de
10 ans de réfléxion. Il a pour objectif de vous faciliter la
compréhension de certaines thématiques organisationnelles.
Démarche
collaborative de capitalisation des connaissances ?
Christian Caoudal - Ajila
Conseil - novembre 2011
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L’entreprise
est aujourd’hui confrontée à des difficultés croissantes d'organisation
qui handicapent son efficacité interne et lui fait perdre des points
cruciaux de compétitivité. Elle intervient dans un contexte mouvant
combiné à une émergence de nouvelles pratiques.
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1- Les
enjeux de la démarche collaborative d’organisation
Un environnement complexe
L’entreprise est aujourd’hui confrontée à des difficultés croissantes
d'organisation qui handicapent son efficacité interne et lui fait
perdre des points cruciaux de compétitivité. Elle intervient dans un
contexte mouvant combiné à une émergence de nouvelles pratiques.
Développées dans les années 90 pour faire face à des besoins pressants
d’innovation et de réactivité face à un environnement changeant, les
démarches collaboratives de capitalisation de connaissances ont souvent
été associées à des méthodologies complémentaires souvent déjà en œuvre
dans les entreprises.
La mise en place de ce type d’approche devient donc stratégique dès
lors que votre positionnement concurrentiel nécessite de déployer une
culture constante de l’innovation.
Un enjeu majeur – manager
l'innovation
Manager l’innovation reviendra ainsi à articuler l'organisation
permanente et les projets de l'entreprise pour répondre aux besoins
clients.
L'organisation étant en mouvement permanent il faut donc inventer un
système de management pour agir vite, mais dans la continuité.
2 – Pour quels besoins ?
La méthodologie collaborative de gestion de connaissances apportera des
solutions concrètes et opérationnelles à toute entreprise confrontée à
une ou plusieurs de ces problématiques :
- Vous souhaitez améliorer la circulation et la diffusion
des informations ?
- Vous souhaitez capitaliser sur vos expériences et votre
savoir-faire ?
- Vous souhaitez structurer la connaissance interne et
dynamiser la veille ?
- Vous souhaitez pérenniser la mise en œuvre de la qualité ?
- Vous souhaitez structurer votre démarche d’amélioration
continue ?
- Vous souhaitez mieux piloter vos projets ou les actions
de vos équipes ?
… ou plus
globalement vous souhaitez optimiser l’efficacité de votre organisation
?
3- La connaissance et le
Knowledge Management
La connaissance
Le capital de connaissance n'est pas seulement composé des expertises
techniques des centres de recherche. Il comprend aussi les expertises
dans tous les métiers, et aussi différentes formes de capital. On admet
ainsi que la valeur marché d'une entreprise comprend son capital
financier, et son capital de connaissance. Le capital de connaissance
est lui-même évalué par une cartographie de connaissances.
Celui-ci est composé des éléments suivants :
le capital
intellectuel et le capital humain,
le capital
client et fournisseur,
le capital
structurel,
le capital
organisationnel et le capital processus,
le capital
d'innovation
Il est à noter que le nomadisme salarial associé à l’évolution de la
pyramide des ages impliquent que la majorité des entreprises sera
confrontée à moyen terme à un déficit de connaissances et de
savoir-faire de plus en plus évidents (perte de savoir-faire clé,
turn-over, externalisation, …)
Le Knowledge Management
Chaque entreprise recélant donc des savoirs, dont seulement une partie
est consignée dans des documents de toutes sortes (numérisés ou non,
dispersés ou non, accessibles ou non, formalisés ou pas …), il devient
nécessaire de la formaliser. Les collaborateurs sont ainsi les
dépositaires de ces savoirs, par leur familiarité avec les procédures,
leur expertise métier, leurs contacts, leur connaissance…. La gestion
des connaissances (en anglais Knowledge Management) comprendra donc
l'ensemble des méthodes et des techniques permettant de percevoir,
d'identifier, d'analyser, d'organiser, de mémoriser, et de partager des
connaissances entre les membres des organisations.
Les pratiques de Knowledge Management (KM) vont se charger de
transcrire, capitaliser et transmettre les connaissances, non seulement
d’un point de vue documentaire mais aussi d’un point de vue
savoir-faire (connaissance détenue par les collaborateurs).
4- Une pratique qui inclus
3 dimensions
L'humain et le Management
Le Management fixe l'objectif (relatif à l'activité de l'entreprise) et
doit participer à l'identification et sélection des savoirs
stratégiques afférents, et également à l'exploitation des connaissances
tout en assurant leur protection (des connaissances tacites peuvent
protéger l'exploitation des connaissances explicites). Le management
doit assurer des actions de coaching d'équipe et motiver les salariés à
collaborer.
Les Connaissances
Depuis les données aux connaissances tacites, en passant comme indiqué
plus haut par les informations et les connaissances explicites. Les
connaissances stratégiques afférentes sont déterminées à partir de
l'analyse / décomposition (comme dans le cas d'une analyse de
performance ou de qualité logicielle) de l'objectif fixé. Il s’agira
ainsi d’organiser la connaissance entreprise et la connaissance hors
entreprise.
Les outils et
solutions
Le support informatique va dépendre du but de l'application et de
l'activité de l'entreprise. Une société répondant fréquemment à des
appels d'offres dans des domaines variés utilisera des outils de
localisation d'expertise interne et de collaboration rapides et faciles
à utiliser; alors qu'une entreprise qui vend des produits standards à
grande échelle recherchera des outils de codification de connaissances
pour réaliser des offres standards et présenter des descriptions
précises aux clients.
5- Organisation de la
connaissance interne à l'entreprise
Une bonne approche de capitalisation de connaissance se déploiera ainsi
sous 4 angles clé :
- L’angle
Projet
- L’angle
Partenaire
- L’angle
Qualité
- L’angle
Processus
Le Projet
Il s’agit ici de développer une véritable dynamique de management de
projet tout en capitalisant la connaissance interne permettant d'en
améliorer l'efficacité à long terme. Les thèmes traités seront : le
pilotage des projet, le cadrage, la méthodologie, la traçabilité, la
gestion documentaire projet, la budgétisation, le contrôle …
Les partenaires
Il s’agit ici de partager et d’assurer la continuïté de connaissance et
de qualification sur les partenaires externes (client / fournisseur /
sous traitants, actionnaires, …). Les thèmes traités seront donc : le
partage collaboratif des informations, de suivi des évènements, la
gestion des documents commerciaux, la qualification des acteurs, les
zones de responsabilisation …
La Qualité
Il s’agit ici de développer des méthodes collaboratives qui permettront
de mettre la qualité au centre des activités et donc d’en assurer la
pérennité. Les thèmes traités seront les suivants : le traitement des
non-conformités, des dysfonctionnements, des réclamations client, la
gestion des documents normatifs, le suivi des plans d’actions, les
workflows (traitement et validation) …
Les processus
Il s’agit ici de mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue
centrée sur la connaissance et l’efficacité croissante des processus
internes. Les thèmes traités seront : le management des processus, les
tableaux de bord et indicateurs, la démarche d’amélioration continue,
la responsabilisation, la capitalisation des savoir-faire…
6- Organisation de la
connaissance Externe
à l'entreprise
Cette connaissance est très diverse. Elle est regroupée sur
l’appellation de veille. Elle regroupera tout type d’information sur
lesquelles on peut s’appuyer pour augmenter le socle de connaissance
interne. Ce sera par exemple :
Des sites
Internet
Des études
Des
documents
Des notes
d’étonnement
Les thèmes traités seront les suivants :
La veille
commerciale: évaluation des pratiques commerciales d'une activité visée
La veille
concurrentielle : suivi des concurrents et de leur positionnement
La veille
environnementale : suivi de la réglementations sur l'environnement
La veille
réglementaire et sociale : surveillance des nouveautés réglementaires
La veille
stratégique : surveillance du jeu concurrentiel
La veille technologique : surveillance des technologies et des normes
7- Précautions et facteurs
clé de succès
Jusqu’à 2008, seules les entreprises au management très innovant
avaient intégré dans leur mode d’organisation ces approches. Elles
étaient ainsi souhaitables … elles deviennent aujourd’hui nécessaires.
Pour répondre à ces besoins, les entreprises vont devoir adapter leur
mode d’organisation dans les 3 ans. La méthodologie collaborative
Intra’Know permet d’intervenir en PME/PMI sous 3 formes :
Méthodologie : mise en
place de méthodologies de KM
Solutions logicielles
: mise en œuvre de solutions collaboratives logicielles
Conseil :
accompagnement à la mise en œuvre des méthodes
Toute organisation
européenne qui n’aura pas développé dans les 2 ans une stratégie
d’innovation basée sur une approche collaborative de capitalisation de
connaissances mettra en péril sa pérennité et sera à brève échéance
définitivement dépassée…
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Vous ressentez que
cette méthode peut être profitable pour vous ou vos équipes? Contactez
nous, nous vous aiderons à la rendre opérationnelle au sein de votre
organisation.
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